Die digitale Transformation bezeichnet die Integration digitaler Technologien in alle Aktivitäten eines Unternehmens, mit direkten Auswirkungen auf seine internen Prozesse, die Kundenbeziehungen und sein Geschäftsmodell. Im Jahr 2024 bedeutet eine erfolgreiche Transformation weniger, Werkzeuge zu stapeln, als ein oft vernachlässigtes Thema zu behandeln: die Einhaltung von Vorschriften bereits in der Projektplanung.
Konformität mit dem AI Act und der DSGVO: die regulatorische Rahmenbedingungen vor der Auswahl der Werkzeuge
Die meisten Leitfäden zur digitalen Transformation beginnen mit der Diagnose der bestehenden Werkzeuge oder der Definition einer Vision. Sie übersehen eine Voraussetzung, die den weiteren Verlauf bestimmt: die Einhaltung von Vorschriften bereits in der Planungsphase zu integrieren. Mit dem schrittweisen Inkrafttreten des europäischen AI Act muss jedes Unternehmen, das künstliche Intelligenz in seinen Prozessen einsetzt, Verpflichtungen zur Transparenz, Dokumentation und Risikomanagement antizipieren.
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Konkret bedeutet dies, dass vor der Auswahl eines Automatisierungstools oder einer Datenverarbeitungslösung das Digitalisierungsprojekt die betroffenen personenbezogenen Datenverarbeitungen kartografieren und deren Konformität mit der DSGVO überprüfen muss. Unternehmen, die diesen Schritt vernachlässigen, sehen sich nach der Implementierung gezwungen, ihre Systeme neu zu konfigurieren, was die Kosten erhöht und die Fristen verlängert.
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Anwendungsinventar und Beseitigung digitaler Duplikate
Bevor in neue Technologien investiert wird, gibt es einen Schritt, der sofortige Ergebnisse liefert: das Anwendungsinventar. Die Mehrheit der Unternehmen hat im Laufe der Jahre Software angesammelt, oft ohne Koordination zwischen den Abteilungen. Das Ergebnis ist ein Pool redundanter Werkzeuge, ungenutzter Lizenzen und fragmentierter Datenströme.
Das Inventar besteht darin, jede Anwendung aufzulisten, die von jeder Abteilung verwendet wird, diejenigen zu identifizieren, die dieselbe Funktion erfüllen, und Duplikate zu beseitigen. Diese Aufgabe scheint einfach, offenbart jedoch häufige Situationen: zwei parallel verwendete CRMs, drei Projektmanagement-Tools für Teams, die an denselben Ergebnissen arbeiten, Tabellenkalkulationen, die Daten duplizieren, die bereits in einem ERP vorhanden sind.
Die Beseitigung dieser Redundanzen vor jeder neuen Investition ermöglicht es, Lizenzkosten zu senken, die Schulung der Teams zu vereinfachen und die Daten zu verlässlich zu machen. Eine gründliche Anwendungsdiagnose verhindert, dass das bestehende Chaos digitalisiert wird.
Was das Inventar abdecken muss
- Die umfassende Liste der Software und Cloud-Dienste pro Abteilung, mit der tatsächlichen Anzahl aktiver Benutzer (nicht der Anzahl der gekauften Lizenzen)
- Die Datenströme zwischen Anwendungen: welche Daten von einem Tool zum anderen übertragen werden, manuell oder über Connectoren
- Die doppelten Funktionen, bei denen zwei Werkzeuge denselben Bedarf abdecken, ohne dass die Teams sich dessen bewusst sind
Digitale Transformation und Entwicklung der Stellenbeschreibungen
Die Begleitung des Wandels beschränkt sich nicht darauf, die Mitarbeiter auf ein neues Werkzeug zu schulen. Jüngste Erfahrungsberichte zeigen, dass die Digitalisierungsprojekte, die erfolgreich sind, diejenigen sind, die die konkrete Entwicklung der Stellenbeschreibungen formalisiert. Wenn ein Prozess automatisiert wird, verschwinden oder verändern sich die Aufgaben, die einen Teil der Arbeitszeit in Anspruch nahmen. Ohne Aktualisierung der Stellenbeschreibungen wissen die Mitarbeiter nicht, was nach der Übergabe von ihnen erwartet wird.
Dieser Ansatz umfasst die Kartografierung der automatisierbaren Aufgaben in jedem Beruf, gefolgt von der Erstellung neuer Stellenbeschreibungen, die die erforderlichen digitalen Kompetenzen integrieren. Die Benennung von Fachreferenten in jeder Abteilung, die dafür verantwortlich sind, die Nutzung zu kommunizieren und die Schwierigkeiten vor Ort zu melden, stärkt die Verankerung des Wandels.
Fachreferenten: eine operative, keine ehrenamtliche Rolle
Der Fachreferent ist kein Botschafter der “digitalen Kultur”. Seine Rolle ist technisch und konkret: die Werkzeuge vor der Implementierung testen, die spezifischen Anwendungsfälle seiner Abteilung dokumentieren, seine Kollegen in den gängigen Handhabungen schulen und Störungen melden. Dieses Profil muss über Zeit verfügen, die in seine Arbeitslast eingeplant ist. Andernfalls bleibt die Funktion symbolisch und die Akzeptanz stagniert.
Öffentliche Hilfen zur digitalen Transformation von Kleinstunternehmen und KMU
Kleinstunternehmen und KMU verfügen über öffentliche Programme, die die Kosten und Risiken eines Digitalisierungsprojekts reduzieren. Es gibt kostenlose digitale Diagnosen, die von regionalen Expertennetzwerken angeboten werden und es ermöglichen, eine personalisierte Bestandsaufnahme zu erhalten, bevor man sich finanziell verpflichtet.
Diese Programme decken die Diagnose, die Finanzierung und die technische Begleitung ab. Für eine kleine Struktur ermöglicht es der Weg über eine öffentliche Diagnose, bevor man einen privaten Dienstleister anfragt, das Projekt auf neutralen Grundlagen zu planen und Empfehlungen zu vermeiden, die durch kommerzielle Interessen beeinflusst sind.
- Die kostenlosen Diagnosen identifizieren die Prioritäten der Digitalisierung ohne Verpflichtung, basierend auf standardisierten Analyse-Rastern
- Dedizierte Finanzierungsangebote (Subventionen, zinsgünstige Kredite) zielen auf digitale Investitionen von Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern ab
- Öffentliche Netzwerke digitaler Experten unterstützen die Umsetzung, von der Auswahl des Werkzeugs bis zur Nachverfolgung nach der Implementierung
Das Projekt der digitalen Transformation eines Unternehmens beschränkt sich nicht auf eine technologische Wahl. Die Einhaltung von Vorschriften, die Rationalisierung des Bestehenden, die Anpassung der Stellen und der Zugang zu öffentlichen Hilfen bilden ein Fundament, das den Erfolg der Implementierung bestimmt. Diese Themen im Vorfeld zu behandeln, vermeidet nachträgliche Korrekturen, die die Hauptquelle für Mehrkosten in Digitalisierungsprojekten bleiben.