La transformación digital se refiere a la integración de tecnologías digitales en todas las actividades de una empresa, con un impacto directo en sus procesos internos, su relación con el cliente y su modelo de negocio. En 2024, tener éxito en esta transformación implica menos apilar herramientas y más abordar un tema a menudo descuidado: la conformidad regulatoria desde la fase de definición del proyecto.
Conformidad AI Act y RGPD: el marco regulatorio antes de la elección de herramientas
La mayoría de las guías sobre la transformación digital comienzan con el diagnóstico de las herramientas existentes o la definición de una visión. Pasan por alto un requisito previo que condiciona lo que sigue: integrar la conformidad regulatoria desde la fase de definición. Con la entrada en aplicación progresiva de la AI Act europea, toda empresa que despliega inteligencia artificial en sus procesos debe anticipar obligaciones de transparencia, documentación y gestión de riesgos.
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Concretamente, esto significa que antes de seleccionar una herramienta de automatización o una solución de tratamiento de datos, el proyecto de digitalización debe mapear los tratamientos de datos personales involucrados y verificar su conformidad con el RGPD. Las empresas que descuidan esta etapa se encuentran obligadas a reconfigurar sus sistemas después del despliegue, lo que incrementa los costos y alarga los plazos.
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Inventario de aplicaciones y eliminación de duplicados digitales
Antes de invertir en nuevas tecnologías, hay una etapa que produce resultados inmediatos: el inventario de aplicaciones. La mayoría de las empresas acumulan software a lo largo de los años, a menudo sin coordinación entre los departamentos. El resultado es un parque de herramientas redundantes, licencias no utilizadas y flujos de datos fragmentados.
El inventario consiste en listar cada aplicación utilizada por cada departamento, identificar aquellas que cumplen la misma función y eliminar los duplicados. Este trabajo parece simple, pero revela situaciones comunes: dos CRM utilizados en paralelo, tres herramientas de gestión de proyectos para equipos que colaboran en los mismos entregables, hojas de cálculo que duplican datos ya presentes en un ERP.
Eliminar estas redundancias antes de cualquier nueva inversión permite reducir los costos de licencia, simplificar la formación de los equipos y fiabilizar los datos. Un diagnóstico de aplicaciones riguroso evita digitalizar el desorden existente.
Lo que debe cubrir el inventario
- La lista exhaustiva de software y servicios en la nube por departamento, con el número real de usuarios activos (no el número de licencias compradas)
- Los flujos de datos entre aplicaciones: qué datos transitan de una herramienta a otra, manualmente o a través de conectores
- Las funciones duplicadas, donde dos herramientas cubren la misma necesidad sin que los equipos sean conscientes de ello
Transformación digital y evolución de las descripciones de puestos
El acompañamiento al cambio no se limita a formar a los colaboradores en una nueva herramienta. Las experiencias recientes muestran que los proyectos de digitalización que tienen éxito son aquellos que formalizan la evolución concreta de las descripciones de puestos. Cuando un proceso se automatiza, las tareas que ocupaban parte del tiempo de trabajo desaparecen o se transforman. Sin una actualización de las descripciones de puestos, los colaboradores no saben qué se espera de ellos después de la transición.
Este enfoque pasa por la cartografía de las tareas automatizables en cada oficio, y luego por la redacción de nuevas descripciones de puesto que integren las competencias digitales requeridas. Nombrar referentes de oficio en cada departamento, encargados de transmitir los usos y de reportar las dificultades en el terreno, refuerza el anclaje del cambio.
Referentes de oficio: un rol operativo, no honorífico
El referente de oficio no es un embajador de la “cultura digital”. Su rol es técnico y concreto: probar las herramientas antes del despliegue, documentar los casos de uso propios de su departamento, formar a sus colegas en las manipulaciones comunes y señalar los disfuncionamientos. Este perfil debe disponer de tiempo dedicado, inscrito en su carga de trabajo. Sin ello, la función sigue siendo simbólica y la adopción se estanca.
Ayudas públicas a la transformación digital de TPE y PME
Las TPE y PME cuentan con dispositivos públicos que reducen el costo y el riesgo de un proyecto de digitalización. Existen diagnósticos digitales gratuitos, ofrecidos por redes de expertos regionales, que permiten obtener un estado de la situación personalizado antes de comprometerse financieramente.
Estos dispositivos cubren el diagnóstico, la financiación y el acompañamiento técnico. Para una pequeña estructura, pasar por un diagnóstico público antes de solicitar un proveedor privado permite enmarcar el proyecto sobre bases neutras y evitar recomendaciones orientadas por un interés comercial.
- Los diagnósticos gratuitos identifican las prioridades de digitalización sin compromiso, apoyándose en matrices de análisis estandarizadas
- Ofertas de financiación dedicadas (subvenciones, préstamos a bajo interés) se dirigen a las inversiones digitales de estructuras de menos de 250 empleados
- Redes de expertos digitales públicos acompañan la implementación, desde la elección de la herramienta hasta el seguimiento post-despliegue
El proyecto de transformación digital de una empresa no se resume a una elección tecnológica. La conformidad regulatoria, la racionalización de lo existente, la adaptación de los puestos y el acceso a ayudas públicas forman una base que condiciona el éxito del despliegue. Abordar estos temas por adelantado evita corregir después, lo que sigue siendo la principal fuente de sobrecostos en los proyectos de digitalización.