Digitale transformatie verwijst naar de integratie van digitale technologieën in alle activiteiten van een bedrijf, met een directe impact op de interne processen, de klantrelatie en het businessmodel. In 2024 betekent het succesvol uitvoeren van deze transformatie minder het opstapelen van tools dan het aanpakken van een vaak verwaarloosd onderwerp: de naleving van regelgeving vanaf de start van het project.
Naleving AI Act en GDPR: de regelgevende kaders vóór de keuze van tools
De meeste gidsen over digitale transformatie beginnen met het diagnosticeren van bestaande tools of het definiëren van een visie. Ze vergeten een voorwaarde die de rest bepaalt: de naleving van regelgeving integreren vanaf de fase van het kader. Met de geleidelijke inwerkingtreding van de Europese AI Act, moet elk bedrijf dat kunstmatige intelligentie in zijn processen inzet, rekening houden met verplichtingen op het gebied van transparantie, documentatie en risicobeheer.
Zie ook : Hoe de beste 6 pk fiscale auto's in 2024 goed te kiezen
Concreet betekent dit dat voordat een automatiseringstool of een gegevensverwerkingsoplossing wordt geselecteerd, het digitaliseringsproject de betrokken verwerking van persoonlijke gegevens moet in kaart brengen en de naleving van de GDPR moet controleren. Bedrijven die deze stap verwaarlozen, moeten hun systemen na de implementatie opnieuw configureren, wat de kosten verhoogt en de doorlooptijden verlengt.
Voor organisaties die de zakelijke uitdagingen van digitalisering willen verdiepen, is het mogelijk om de website digitalmanager.fr te bezoeken om aanvullende bronnen over het onderwerp te verkennen.
Aanrader : Hoe uw linkbuildingcampagnes te optimaliseren met krachtige tools
Applicatie-inventaris en verwijdering van digitale duplicaten
Voordat er in nieuwe technologieën wordt geïnvesteerd, levert één stap directe resultaten op: de applicatie-inventaris. De meeste bedrijven stapelen in de loop der jaren software op, vaak zonder coördinatie tussen de afdelingen. Het resultaat is een park van redundante tools, ongebruikte licenties en gefragmenteerde gegevensstromen.
De inventaris bestaat uit het opsommen van elke applicatie die door elke afdeling wordt gebruikt, het identificeren van diegene die dezelfde functie vervullen en het verwijderen van duplicaten. Dit werk lijkt eenvoudig, maar onthult veelvoorkomende situaties: twee CRM-systemen die parallel worden gebruikt, drie projectmanagementtools voor teams die aan dezelfde deliverables werken, spreadsheets die gegevens dupliceren die al in een ERP aanwezig zijn.
Het verwijderen van deze redundancies vóór elke nieuwe investering helpt de licentiekosten te verlagen, de training van teams te vereenvoudigen en de gegevens betrouwbaarder te maken. Een rigoureuze applicatiediagnose voorkomt dat de bestaande chaos gedigitaliseerd wordt.
Wat de inventaris moet dekken
- De uitgebreide lijst van software en cloudservices per afdeling, met het werkelijke aantal actieve gebruikers (niet het aantal aangekochte licenties)
- De gegevensstromen tussen applicaties: welke gegevens worden handmatig of via connectors van de ene tool naar de andere overgedragen
- De dubbele functies, waarbij twee tools dezelfde behoefte dekken zonder dat de teams zich hiervan bewust zijn
Digitale transformatie en evolutie van functieomschrijvingen
Verandering begeleiden beperkt zich niet tot het opleiden van medewerkers over een nieuwe tool. Recente ervaringen tonen aan dat de digitaliseringsprojecten die slagen, die zijn welke de concrete evolutie van functieomschrijvingen formaliseren. Wanneer een proces wordt geautomatiseerd, verdwijnen of transformeren de taken die een deel van de werktijd in beslag namen. Zonder een update van de functieomschrijvingen weten medewerkers niet wat er van hen wordt verwacht na de transitie.
Deze aanpak omvat het in kaart brengen van de automatiseerbare taken in elk beroep, gevolgd door het opstellen van nieuwe functieomschrijvingen die de vereiste digitale vaardigheden integreren. Het aanstellen van vakreferenten in elke afdeling, verantwoordelijk voor het doorgeven van het gebruik en het signaleren van problemen op de werkvloer, versterkt de verankering van de verandering.
Vakreferenten: een operationele rol, geen eretitel
De vakreferent is geen ambassadeur van de “digitale cultuur”. Zijn rol is technisch en concreet: de tools testen vóór de implementatie, de gebruiksgevallen die specifiek zijn voor zijn afdeling documenteren, zijn collega’s opleiden over de gebruikelijke handelingen en storingen melden. Dit profiel moet over tijd beschikken dat is opgenomen in zijn werklast. Zonder dit blijft de functie symbolisch en stagneert de adoptie.
Publieke steun voor de digitale transformatie van KMO’s en MKB’s
KMO’s en MKB’s hebben toegang tot publieke regelingen die de kosten en risico’s van een digitaliseringsproject verlagen. Er zijn gratis digitale diagnoses beschikbaar, aangeboden door netwerken van regionale experts, die een gepersonaliseerd overzicht bieden voordat men zich financieel verbindt.
Deze regelingen dekken de diagnose, de financiering en de technische ondersteuning. Voor een kleine organisatie helpt het om een publieke diagnose te doorlopen voordat men een particuliere dienstverlener benadert, om het project op neutrale basis te kaderen en aanbevelingen te vermijden die zijn beïnvloed door commerciële belangen.
- De gratis diagnoses identificeren de digitaliseringsprioriteiten zonder verplichtingen, met behulp van gestandaardiseerde analysekaders
- Specifieke financieringsaanbiedingen (subsidies, leningen tegen een verlaagd tarief) richten zich op digitale investeringen van organisaties met minder dan 250 werknemers
- Publieke netwerken van digitale experts ondersteunen de implementatie, van de keuze van de tool tot de follow-up na de implementatie
Het digitale transformatieproject van een bedrijf beperkt zich niet tot een technologische keuze. De naleving van regelgeving, de rationalisering van het bestaande, de aanpassing van de functies en de toegang tot publieke steun vormen een basis die de succesvolle implementatie bepaalt. Deze onderwerpen vooraf behandelen voorkomt dat er achteraf gecorrigeerd moet worden, wat de belangrijkste bron van extra kosten blijft in digitaliseringsprojecten.