A transformação digital refere-se à integração de tecnologias digitais em todas as atividades de uma empresa, com um impacto direto em seus processos internos, seu relacionamento com o cliente e seu modelo de negócios. Em 2024, ter sucesso nessa transformação implica menos em empilhar ferramentas e mais em tratar de um assunto frequentemente negligenciado: a conformidade regulatória desde a definição do projeto.
Conformidade AI Act e RGPD: a estrutura regulatória antes da escolha das ferramentas
A maioria dos guias sobre transformação digital começa com o diagnóstico das ferramentas existentes ou a definição de uma visão. Eles ignoram um pré-requisito que condiciona o restante: integrar a conformidade regulatória desde a fase de estruturação. Com a entrada em aplicação progressiva do AI Act europeu, toda empresa que implanta inteligência artificial em seus processos deve antecipar obrigações de transparência, documentação e gestão de riscos.
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Concretamente, isso significa que, antes de selecionar uma ferramenta de automação ou uma solução de tratamento de dados, o projeto de digitalização deve mapear os tratamentos de dados pessoais envolvidos e verificar sua conformidade com o RGPD. As empresas que negligenciam essa etapa se veem obrigadas a reconfigurar seus sistemas após o lançamento, o que aumenta os custos e prolonga os prazos.
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Inventário de aplicativos e eliminação de duplicatas digitais
Antes de investir em novas tecnologias, uma etapa produz resultados imediatos: o inventário de aplicativos. A maioria das empresas acumula softwares ao longo dos anos, muitas vezes sem coordenação entre os departamentos. O resultado é um conjunto de ferramentas redundantes, licenças não utilizadas e fluxos de dados fragmentados.
O inventário consiste em listar cada aplicativo utilizado por cada departamento, identificar aqueles que desempenham a mesma função e eliminar as duplicatas. Esse trabalho parece simples, mas revela situações comuns: dois CRMs utilizados em paralelo, três ferramentas de gestão de projetos para equipes que colaboram nos mesmos entregáveis, planilhas que duplicam dados já presentes em um ERP.
Eliminar essas redundâncias antes de qualquer novo investimento permite reduzir os custos de licença, simplificar a formação das equipes e garantir a confiabilidade dos dados. Um diagnóstico de aplicativos rigoroso evita digitalizar a desordem existente.
O que o inventário deve cobrir
- A lista exaustiva dos softwares e serviços em nuvem por departamento, com o número real de usuários ativos (não o número de licenças adquiridas)
- Os fluxos de dados entre aplicativos: quais dados transitam de uma ferramenta para outra, manualmente ou via conectores
- As funções duplicadas, onde duas ferramentas atendem à mesma necessidade sem que as equipes estejam cientes
Transformação digital e evolução das descrições de cargos
O acompanhamento da mudança não se limita a treinar os colaboradores em uma nova ferramenta. As experiências recentes mostram que os projetos de digitalização que têm sucesso são aqueles que formalizam a evolução concreta das descrições de cargos. Quando um processo é automatizado, as tarefas que ocupavam parte do tempo de trabalho desaparecem ou se transformam. Sem atualização das descrições de cargos, os colaboradores não sabem o que se espera deles após a transição.
Esse processo passa pelo mapeamento das tarefas automatizáveis em cada função, seguido pela redação de novas descrições de cargos que integrem as competências digitais necessárias. Nomear referentes de função em cada departamento, encarregados de comunicar os usos e relatar as dificuldades no terreno, reforça a ancoragem da mudança.
Referentes de função: um papel operacional, não honorífico
O referente de função não é um embaixador da “cultura digital”. Seu papel é técnico e concreto: testar as ferramentas antes do lançamento, documentar os casos de uso específicos de seu departamento, treinar seus colegas nas manipulações comuns e sinalizar os problemas. Esse perfil deve ter tempo dedicado, registrado em sua carga de trabalho. Sem isso, a função permanece simbólica e a adoção estagna.
Apoios públicos à transformação digital de micro e pequenas empresas
As micro e pequenas empresas dispõem de dispositivos públicos que reduzem o custo e o risco de um projeto de digitalização. Existem diagnósticos digitais gratuitos, oferecidos por redes de especialistas regionais, que permitem obter um panorama personalizado antes de se comprometer financeiramente.
Esses dispositivos cobrem o diagnóstico, o financiamento e o acompanhamento técnico. Para uma pequena estrutura, passar por um diagnóstico público antes de solicitar um prestador privado permite estruturar o projeto em bases neutras e evitar recomendações orientadas por interesses comerciais.
- Os diagnósticos gratuitos identificam as prioridades de digitalização sem compromisso, baseando-se em matrizes de análise padronizadas
- Ofertas de financiamento dedicadas (subsídios, empréstimos a taxa reduzida) visam investimentos digitais de estruturas com menos de 250 funcionários
- Redes de especialistas digitais públicos apoiam a implementação, desde a escolha da ferramenta até o acompanhamento pós-lançamento
O projeto de transformação digital de uma empresa não se resume a uma escolha tecnológica. A conformidade regulatória, a racionalização do existente, a adaptação dos cargos e o acesso aos apoios públicos formam uma base que condiciona o sucesso do lançamento. Tratar desses assuntos antecipadamente evita correções posteriores, que continuam sendo a principal fonte de custos adicionais em projetos de digitalização.